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Uma das dúvidas mais frequentes para quem precisa adquirir um certificado digital é saber qual o certificado ideal para as emissões de notas fiscais. Por isso, é extremamente importante conhecer as distinções entre os certificados NF-e  e o e-CNPJ, para que a empresa obtenha um melhor desempenho e segurança.

 

Por que não deixar o certificado e-CNPJ nas mãos de funcionários?

Os certificados digitais e-CNPJ e NF-e podem ser utilizados para a emissão de notas fiscais eletrônicas, porque ambos são certificados emitidos pela ICP-Brasil e possuem o número de CNPJ da empresa, mas infelizmente, devido sua a amplitude de usabilidade, tanto contadores quanto empresários optam em obter o certificado digital e-CNPJ, mas isso pode ser um erro!

Primeiramente, o Certificado Digital NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) foi criado exclusivamente para emitir notas fiscais e seu responsável não precisa ser o administrador representante na Receita Federal. Isso significa mais segurança, controle e invulnerabilidade de dados do empresário, pois o responsável pelo seu uso pode ser qualquer pessoa, inclusive o individuo que irá emitir as notas da empresa. E com essa ação, o empresário não precisará compartilhar o e-CNPJ, sua senha nem os dados de sua empresa com terceiros.

Por outro lado, se o certificado digital for adquirido por um Micro Empreendedor ou por um empresário onde ele mesmo fará a emissão das notas. E finalmente, nesse caso, o certificado ideal é o e-CNPJ, pois o responsável terá em um único certificado digital todas as funções e acessibilidades que sua empresa precisa, inclusive a emissão de notas fiscais.

 

Diferenças entre os certificados digitais NF-e e o e-CNPJ

O NF-e pode ser atrelado a qualquer administrador, responsável legal, funcionários ou procurador e seu desenvolvimento foi feito exclusivamente para a emissão de notas fiscais eletrônicas.

O e-CNPJ só pode ser atrelado ao responsável atual na Receita Federal e dá acesso a todas as aplicações que exijam certificação digital padrão ICP-Brasil de pessoa jurídica.

Por isso, se possível, o ideal é manter os dois modelos de certificados ativos na empresa, sendo o e-CNPJ para acesso ao e-CAC, permitindo a entrega de declarações e o NF-e em nome do faturista, responsável pela emissão de notas fiscais. E caso o faturista venha a se desligar, basta revogar o seu certificado e direcionar um novo a outro colaborador.

 

Como adquirir o certificado digital NF-e de forma segura?

No processo de compra do NF-e, você deverá:

1. Escolher o modelo e prazo do certificado NF-e;
2. Informar o dados para faturamento da compra do certificado digital;
3. Informar o CPF do funcionário responsável pela emissão das notas e o CNPJ da empresa;
4. Escolher a forma de pagamento cartão de crédito ou boleto bancário;
5. Agendar o dia e horário da validação;

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Importante: No dia da validação deverão comparecer, munidos de suas documentações pessoais (RG, CNH etc):

1. O funcionário responsável pela emissão das notas; e
2. O responsável legal da empresa (administrador);

Observação: Se ambos estiverem de posse da CNH, a validação poderá ser feita por videoconferência.

Atenção: Cuidado! Se no momento da compra do certificado NF-e você informar o CPF do responsável na Receita Federal, a segurança ficará comprometida, pois o certificado NF-e terá as mesmas funções e acessos que um certificado digital e-CNPJ possui.

 

A empresa pode ter simultaneamente os certificados digitais NF-e e o e-CNPJ?

Sim! Normativamente, uma empresa pode ter mais de um certificado digital, do mesmo modelo e de modelos diferentes.

Tipos e modalidades de Notas Fiscais Eletrônicas:

• NF-e (Nota Fiscal Eletrônica);
• NFA-e (Nota Fiscal Avulsa Eletrônica);
• NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica);
• NFS-e (Nota fiscal de Serviço Eletrônica).

Nota Fiscal eletrônica (NF-e)

A Nota Fiscal Eletrônica NF-e é um certificado digital padrão ICP-Brasil com validade jurídica utilizada em operações de circulação de mercadorias ou prestação de serviços com obrigatoriedade para:

• Vendas para órgãos públicos;
• Operações de comércio exterior;
• Transações entre estados diferentes do emitente;
• Fabricantes e atacadistas que utilizavam o modelo A ou A1 da nota fiscal impressa;
• Devolução de mercadorias

Nota Fiscal Avulsa eletrônica (NFA-e)

A Nota Fiscal Eletrônica Avulsa NFA-e pode ser emitida gratuitamente pela internet para uso único, imediato e sem nenhuma burocracia, desde que, autorizada pela Secretaria de Fazenda do Estado para venda de produtos e mercadorias e da Prefeitura Municipal para venda de serviços.

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)

A Nota Fiscal Eletrônica NFC-e, similar ao cupom fiscal, é usada para registrar as transações comerciais realizadas entre empresa e consumidor final.

Sem dúvida, automatizar o processo e controle de emissão de notas fiscais pela tecnologia NFC-e é aumentar a eficiência e a rápida transferência de dados entre a empresa, consumidores e órgãos públicos fiscalizadores.

Nota fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica NFS-e é um comprovante fiscal emitido por profissionais autônomos e empresas prestadoras de serviços, gerado e armazenado eletronicamente pelas Secretarias Municipais de Finanças.

Principais Benefícios da utilização da NFS-e:

• Simplificação dos processos tributários e burocráticos;
• Automatização da emissão notas e recebimento de pagamentos;
• Ampliação da segurança na realização das transações;
• Otimização do controle fiscal e financeiro;
• Redução de gastos com o armazenamento de documentos e serviços gráficos;

 

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