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Na correria do dia a dia, seja para emitir uma nota fiscal ou fazer a entrega de alguma declaração fiscal, às vezes, alguns contadores acabam esquecendo de certos detalhes que, instantaneamente ou lá na frente, podem impactar negativamente no andamento de uma empresa e render algumas dores de cabeça.

Apesar de ajudar a diminuir a burocracia do cotidiano empresarial, a certificação digital de uma empresa inclui não apenas renovar o seu Certificado Digital e-CNPJ, CT-e ou NF-e, mas qualquer alteração contratual ou fiscal que a organização venha a ter.

Para evitar isso, apresentamos as mudanças mais comuns de uma empresa que podem ou não tornar inválido a utilização do certificado digital:

 

Alteração da denominação ou razão social

A denominação social ou razão social é o nome de registro da empresa. Não obrigatoriamente tem relação ou associação direta com o nome que vai na fachada da empresa, ou a sua marca, mas é o nome que estará nas notas fiscais emitidas pela organização, escrituras, contratos firmados com terceiros, documentos legais e fiscais.

Ao realizar uma mudança na denominação social ou razão social, deverá levar em consideração que esta alteração pode invalidar o certificado digital que esteja atrelado à empresa, sendo necessário a compra de um novo certificado digital, ainda que o prazo de validade do certificado esteja vigente.

 

Alteração do endereço comercial

A alteração do endereço da sede de uma empresa, assim como as demais alterações, deve ser feita na Junta Comercial, Cartório e demais órgãos do governo, mas em alguns municípios essa mudança pode implicar em uma análise de viabilidade por parte da prefeitura.

No entanto, esse tipo de alteração não impacta na usabilidade do certificado digital.

 

Alteração da atividade social

Tanto a mudança do objetivo social, CNAE ou até mesmo o regime de tributação em que uma empresa está enquadrada não invalida o seu certificado digital, podendo usá-lo normalmente após esse tipo de alteração.

Ainda que haja mudanças no nome comercial perante a Receita Federal, devido a alteração do regime de tributação, o certificado continuará ativo, no entanto, recomendamos que a adequação e a aquisição de um novo certificado digital seja feita para evitar problemas futuros com o governo.

 

Alteração do quadro societário

Alterações no quadro societário geralmente são necessárias quando se quer retirar ou incluir pessoas na sociedade, ou quando se pretende transferir cotas entre sócios, mas o fator mais importante que deve ser observados quando se está fazendo alterações no quadro societário é a troca do responsável perante a Receita Federal.

A mudança do responsável na Receita Federal invalida automaticamente o certificado digital da organização para acesso ao e-CAC, tornando-se necessária a compra de um novo certificado, ainda que o prazo de validade esteja vigente.

Saiba mais: Alteração do responsável legal vs e-CNPJ

Responsável na Receita Federal falecido

Quando o responsável pelo certificado digital falece, geralmente a sua situação cadastral do CPF na Receita Federal é alterada para CANCELADO, FALECIDO ou NULA. E se isso acontecer, ainda que a empresa esteja com a situação do seu CNPJ ATIVA e o certificado dentro da validade, o certificado digital torna-se inválido, pois a Receita não permite o acesso do certificado e-CNPJ no e-CAC devido a situação do falecido. E nesse caso não tem jeito, a empresa precisa se regularizar, mudar o responsável e adquirir um novo certificado digital de pessoa jurídica e-CNPJ.

Saiba mais: Sócio ou Administrador falecido pode adquirir Certificado Digital?

CNPJ Nulo ou Baixado

Por dificuldades financeiras ou até mesmo a ausência de orientação profissional, a falta de entrega de declarações ao fisco por muito tempo certamente deixará a empresa irregular, podendo ter seu CNPJ cancelado ou nulo automaticamente pela Receita Federal.

Quando esse tipo de situação acontece, o certificado digital e-CNPJ deixa de ter a permissão de acesso ao e-CAC, obrigando a empresa a se regularizar para que o certificado torne-se novamente vigente.

Saiba mais: CNPJ Suspenso, Nulo ou Baixado. Como regularizar com Certificado Digital?

 

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